Prednosti za računovodstvo

Računovodstvo je jedna od poslovnih funkcija koja generira i obrađuje ogromnu količinu dokumenata – računi, izvještaji, potvrde, nalozi, platne liste, ugovori… Tradicionalni pristup temeljen na papiru postaje sve manje održiv, posebno u dinamičnom poslovnom okruženju gdje se očekuje brzina, točnost i transparentnost.

Upravo zato, automatizacija upravljanja dokumentima postaje ključni alat modernog računovodstva. U ovom blogu donosimo pregled što znači automatizacija dokumentacije, kako ona utječe na rad računovođa, te koje su konkretne prednosti za tvrtke koje uvode takva rješenja.

Što je automatizacija upravljanja dokumentima? 

Automatizacija upravljanja dokumentima odnosi se na korištenje softverskih rješenja koja omogućuju digitalno stvaranje, obradu, razmjenu, klasifikaciju, pohranu i pretraživanje poslovnih dokumenata – bez potrebe za ručnim unosom i fizičkim arhiviranjem.

U kontekstu računovodstva, a to znači:

• automatsko zaprimanje eRačuna i skeniranih računa

• prepoznavanje i ekstrakciju podataka putem OCR tehnologije

• automatsko povezivanje dokumenata s poslovnim transakcijama

• digitalno odobravanje i evidentiranje dokumenata

• sigurno arhiviranje u skladu s propisima

Ključne prednosti za računovodstvo 

1. Ušteda vremena i resursa 

Tradicionalno upravljanje dokumentima uključuje mnoštvo ručnih koraka: otvaranje pošte, unošenje podataka, kopiranje, slanje kolegama, fizičko arhiviranje. Automatizacijom se svi ti koraci svode na nekoliko klikova. Sustav sam „čita“ dokument, klasificira ga, povezuje s odgovarajućom stavkom i prosljeđuje na obradu.

Računovođe više ne troše sate na pretipkavanje i pretraživanje, već se mogu usredotočiti na analizu i savjetovanje.

2. Smanjenje pogrešaka 

Ljudske greške kod ručnog unosa podataka česta su pojava – zamijenjene brojke, pogrešno uneseni iznosi ili datumi mogu uzrokovati ozbiljne probleme. Automatizirani sustavi koriste provjerene algoritme koji precizno prepoznaju i bilježe podatke iz računa, izvoda i drugih dokumenata.

Manje pogrešaka znači i manje ispravaka, manje stresa i manje mogućnosti za financijske nepravilnosti.

3. Lakša usklađenost s propisima 

Porezni propisi, Zakon o računovodstvu i Zakon o fiskalizaciji propisuju kako se dokumenti moraju pohranjivati i čuvati. Automatizirani sustavi omogućuju:

• elektroničko potpisivanje i vremensko označavanje dokumenata

• automatsko arhiviranje prema rokovima čuvanja

• dokumentacijski trag svake izmjene ili pristupa

To značajno olakšava inspekcijske nadzore i revizije jer je sve dostupno na jednom mjestu – brzo, pregledno i usklađeno s regulativom.

4. Brža obrada ulaznih računa 

Računovodstvo često „čeka“ da im ostali odjeli dostave račune ili dokumente za knjiženje. Automatizacijom, svi računi ulaze direktno u sustav – bilo putem e-maila, skeniranja ili EDI integracije – i odmah su dostupni za knjiženje, bez gubitka papira, čekanja i dodatnog slanja.

Skraćuje se vrijeme obrade, a cijeli proces plaćanja i knjiženja postaje transparentniji i učinkovitiji.

5. Bolja suradnja unutar i izvan tvrtke 

U automatiziranom sustavu, svi uključeni imaju pristup istom dokumentu – bilo da su u računovodstvu, nabavi, upravi ili kod vanjskog knjigovođe. Mogu davati komentare, potvrđivati dokumente ili ih koristiti u analizi.

To olakšava suradnju, eliminira dvostruke verzije i smanjuje broj nepotrebnih e-mailova.

6. Pristup dokumentima bilo kada i bilo gdje 

Digitalni dokumenti pohranjeni su u oblaku ili na centralnom serveru, dostupni putem web sučelja ili mobilne aplikacije. Računovođe mogu pristupiti računima, ugovorima i izvještajima i kada nisu u uredu.

Idealno za remote rad, terenske korisnike ili poduzeća s više lokacija.

7. Integracija s knjigovodstvenim programima 

Većina modernih sustava za upravljanje dokumentima nudi integraciju s ERP-om, fiskalnim sustavima i knjigovodstvenim softverima, kao što su Synesis, Pantheon, Minimax i drugi. To znači da se podaci iz dokumenata automatski prenose u glavnu knjigu, bez duplog unosa.

Ušteda vremena, točniji podaci i manje frustracija.