DIGITALIZACIJA UREDSKE DOKUMENTACIJE

 

1. ANALIZA POSLOVNE GRAĐE

Svako poslovanje ima svoje specifične dokumente koji sadržavaju posebne kategorije i informacije.

Prvi korak za ured bez papira je analizirati koji tip dokumenata čini najveći dio vaše dokumentacije. Ovisno o vrsti posla i odjelu u kojem radite, to mogu biti ulazne/izlazne fakture, ukoliko ste u računovodstvu. U slučaju da radite u odjelu ljudskih resura vjerojatno često ispred sebe imate ugovore zaposlenika koje treba revidirati, mijenjati, nadopuniti. Ako ste zaduženi za logistiku i praćenje voznog parka, evidencija i upozorenja o skorom servisu ili isteku police osiguranja bit će vam od izuzetne važnosti.

 

2. ANALIZA ŽELJA I POTREBA 

Sa svakom strankom treba proći njihove posebnosti poslovanja, uvjete i  želje. Iako svaka veća firma ima iste odjele poput marketinga, logistike, financija svakaod njih ima svoj način poslovanja. Ono što treba jednoj, ne znači da je primijenjivo na drugu. Zato se jako puno vremena provodi u razgovoru sa strankom i  pokušava se doći do čim više informacija kako bi krajnji rezultat bio čim svrsishodniji. Iznimno je bitno da u proces digitalizacije dokumenata budu uključene i one osobe koje najveći dio radnoga dana provode obrađujući te dokumente; one će najbolje znati na koji dio procesa odlazi najveći dio vremena.

3. SERVER ili CLOUD IMPLEMENTACIJA

Kako znati i odabrati gdje će softversko rješenje za digitalizaciju dokumenata biti implementirano. Obzirom na informatičku infrastrukturu firme, postoje dvije mogućnosti za ugradnju softverskog rješenja - na vlastiti SERVER firme ili CLOUD opcija.

Većina tvrtki nema svoje vlastite servere, zbog nedostatka stručnog kadra i zbog cijene samih servera. Što znači ukoliko nemate vlastite servere? Sama pohrana informacija vrši se kod vanjskih operatera koji su odgovorni za svaki gubitak informacija.

Ukoliko ste u toj kategoriji, onda je rješenje CLOUD ugradnja softverskog rješenja. Tada vi imate nadzor nad svim svojim dokumentima i upravljate njima.

 

4. UGRADNJA SOFTVERSKOG RJEŠENJA

Nakon prva tri koraka slijedi zasigurno najveći dio posla - UGRADNJA SOFTVERSKOG RJEŠENJA ZA DIGITALIZACIJU POSLOVANJA. Koliko vremena traje? Nema jedinstvenog odgovora. Puno je čimbenika koji utječu na samu brzinu provedbe; od dogovorenih želja, dostupnosti stranke, računala, parametara koji se slažu u sami program, pa sve do radnog vremena stranke.

Jedno je sigurno -  nema mjesta nepromišljenosti i požurivanju!

 

 

5. SKENIRANJE DOKUMENTACIJE

Kada je softver implementiran, skenira se pripremljena dokumentacija. Naravno, sami odlučujete želite li skenirati već postojeće račune, narudžbenice, ugovore  ili radne naloge, ili ćete započeti s digitalizacijom poslovanja sa sljedećim pristiglim dokumentom. Moguće su obe opcije i mi vam nudimo mogućnost i podršku za koju god se odlučite.