Automatizacija ugovora
4 razloga za digitalno upravljanje ugovorima
Automatizacija je od samih početaka bila jedan od najvažnijih pokretača učinkovitosti u digitalnom dobu. Nedavna istraživanja upućuju na činjenicu da digitalizacijom zahtjevnih, informacijsko intenzivnih procesa, tvrtke mogu smanjiti troškove čak do 90%, a što je možda i važnije, značajno ubrzati vrijeme odaziva i reakcije. Jedno od područja koja vam sigurno nije palo na pamet digitalizirati je upravljanje ugovorima. Stoga ćemo se u ovom tekstu pozabaviti pomalo iznenađujućim koristima takve digitalizacije.
1. Digitalizacija prošlosti, sadašnjosti i budućnosti
Upravljanje digitalnim ugovorima daleko je laganije od onih u papirnom obliku. Primjenom i implementacijom prikladnog rješenja tvrtke lako mogu digitalizirati zapise o prošlim, sadašnjim i budućim ugovorima. To omogućuje pravovremena ažuriranja i promjene u ugovorima, bez ponavljanja istog posla. Potpuna digitalizacija svih ugovora tako omogućuje tvrtki potpun revizijski trag za bilo kakve izmjene i dopune. Ključne promjene se mogu lakše pronaći i pripisati točno određenim autorima.
2. Automatizirano obnavljanje ugovora
Ključni problem sa klasičnim upravljanjem ugovorima sastoji se od obnavljanja koji su zbog ljudske pogreške propušteni ili previđeni. Uz uspostavljeni automatizirani sustav upravljanja ugovorima, vaše poduzeće neće propustiti te ključne datume, osiguravši da pružanje usluga bude bez prekida. Takvo poslovanje ima i pravne i strateške koristi, jer penali za prekidanje ugovora postaju prošlost, a ostaje i više vremena za pregovaranje o boljim uvjetima u novim ugovorima.
3. Značajna poboljšanja radnih procesa
Ručno bavljenje ugovorima nezavidan je zadatak, ali s pravim rješenjem za upravljanje ugovorima, organizacije mogu značajno smanjiti ili u potpunosti ukloniti procese uključene u upravljanje, praćenje i upravljanje sporazumima. Nakon potpisivanja ugovora, oni se zadržavaju u digitalnoj domeniz - okruženju koje osigurava lako pretraživanje i pozivanje ugovora, sigurnosnu kopiju i mogućnost detaljnog pregleda svih unesenih izmjena.
4. Uklanjanje igle iz gigantskog stoga sijena
Istraživanje Instituta za upravljanje opskrbom otkrilo je da prosječna Fortune 1000 tvrtka posjeduje od 20.000 do 40.000 ugovornih dosjea. Ti kolosalni brojevi lijepo ilustriraju koliko je veliki zadatak ručno upravljati takvom dokumentacijom. U skladu s time tome, malo tvrtki ima vremena ili resursa da se posveti nečemu što, čini se, ne nudi trenutnu korist. Međutim, ako ostane bez upravljanja, ta zaliha ugovornog materijala može otvoriti značajna pravna pitanja, a poslovanje tvrtke koja ga posjeduje može dovesti u ozbiljna komercijalna zaostajanja. Digitalizirate li upravljanje ugovorima u vašem poslovanju, moći ćete biti mirniji znajući da se nekim od najvažnijih dokumenata u vašoj organizaciji upravlja pametno i ekonomično.