Digitalna arhiva? Prva pomisao na pojam arhiva vjerojatno vam je hrpa registratora u nekom skladištu. Tone papira označeni markerom i poslagani na prepune police. Fakture, otpremnice, odobrenja, dostavnice, radni nalozi samo su neke vrste dokumenata koje svako poslovanje fizički odlaže i čuva.

Što se događa kada vas netko zatraži dokument star 5 godina? Kako izgleda proces traženja, koliko dugo traje i je li uspješan? 

Kada arhivi dodamo pridjev digitalni nastaju promjene. Koje i kakve?

UŠTEDA FINANCIJA I PROSTORA

Većina nema dovoljno svog prostora te mora unajmiti skladište za svu količinu dokumenata koja se godinama nakupi. Skupljanje, seljenje, bacanje i tako u krug.  Za digitalnu arhivu potreban je ili server (vlastiti ili unajmljeni) ili cloud. Sve ono što već svaka tvrtka ima. Nema dodatnog ulaganja u informatičku infrastrukturu. Nema više fizičkog spremanja u fascikle, nošenja i traženja papira. Sve što treba za digitalnu arhivu već imate.

UŠTEDA VREMENA

Kurirske službe, za primjer, obično imaju veliku količinu dokumenata za samo jedan paket. Nije rijetkost da moraju na dnevnoj bazi provjeravati i po nekoliko puta jednu te istu dokumentaciju. Jeste li se zapitali što biste s tim vremenom koje inače provodite u obradi, traženju određenih papira i provjerama? Duža pauza, još jedna kava, raniji odlazak s posla?

UŠTEDA PAPIRA

Koliko puta ste samo isprintali jedan te isti dokument, jer ga taj tren niste mogli naći? Kolike hrpe dokumenata imate na svom stolu i samo rastu iz dana u dan dok se ne sruše? Digitalizacija sa sobom nosi i priču o održivosti i brizi o okolišu. Manje papira, više zelenila - THINK GREEN!

PREDNOST PRED KONKURENCIJOM

Dok vaši konkurenti sjede u skladištu i prebiru po papirima, vi ste odlučili unaprijediti svoje poslovanje. Digitalizacijom rada stvorili ste si više vremena i financija za to. Dok jedni nikako ne žele prihvatiti i dobre strane ovog modernog i digitalnog vremena, vi ste bili odlučni i to vam se isplatilo. Promjene i tranzicije nisu lake; zahtijevaju učenje, znanje, edukaciju i vrijeme. Ali, u konačnici svaki trud i želja da se stvari unaprijede kad-tad budu nagrađeni i pokažu se isplativima.

Transparentno poslovanje, ušteda vremena i novaca, briga za okoliš neke su od značajnih prednosti digitalne arhive. Svako poslovanje, bilo da ste odvjetnički ured, zdravstvena ili obrazovna ustanova, arhitekti, građevinsko poduzeće može pozitivno iskoristiti digitalizaciju poslovanja. Uvijek možete kod nas dobiti podršku za mjesečnu trial verziju softverskog rješenja. Sami birate kako ćete raditi!